どうもカネスズです。
今は3月20日、後１０日ほどで4月ですね。
もうすぐ社会人になるという方も多いのではないでしょうか？
今回はＩＴエンジニアが会社のメール送受信にGmailを使う際の注意点を
記事にしていきたいと思います。
はじめに
新人さんは、入社すると会社からメールアドレスをもらうことがほとんどです。
このメールアドレスを支給されたＰＣに設定して送受信できるようにするのですが…
今まで使ってきたから・スマホでもすぐ見れるからといった理由で、Gmailでメールの
送受信を行えるようにする方が意外と多いのです。
確かにGmailはかなり便利なメールソフトではあります。
私もGmailは普段からお世話になっています。
しかしビジネスで使うには不便なところ、ＩＴエンジニアとしては致命的な
ところがあるのでその部分を記載していきたいと思います。
自分のアドレスを間違えて送信してしまう
会社のメールをGmailで送受信するということは、Gmailを普段使っているから…
という理由の方が多いと思います。
つまり、そのGmailには普段自分が使っているアドレスと
会社のアドレスが混同することになります。
そうすると会社の人にメールを出したいときに、Fromのアドレスを会社用のアドレスに
変更てメールを送信しなければいけません。
「別にFromの部分を変更するだけでしょ？」と思う方もいるでしょう…
しかし、人間は間違いを犯す生き物です。
いくら気を付けていても、ふと忘れてしまうことがあります。
特に急ぎのメールを出さなければならない場合に、焦ってFromのアドレスを
変え忘れ相手がこちらのメールだと気が付かずに大変な事態に！！
なんて笑い事ではありません。
と言っても、上述したようにFromの切り替えを適切に行えばいいだけの話なので
間違えない自信があるのであれば、Gmailを使ってもいいでしょう。
受信が遅い
これに関しては環境によるかもしれませんが、私が今までGmailでメールを受診していた時、
またはGmailをメールの受信に使っている人にメールを送信したときの経験なのですが…
Gmailはメールの受信が結構遅いのです。
社会人になるとメールで資料を送っておき、電話で話し合うという場面が多々あります。
この時相手から「先ほどメールを送らさせていただいたのですが…」のように
メールを見ながら会話を進めるのですが、どうもGmailは受信が遅く
「すみません…まだメールが来ておりません…」という事態になりかねません。
お客さんとのやり取りだけでなく、会議やミーティングでも資料の配布をメールで行う
場合があるのでそのようなときも自分だけ資料がまだ届いていないとなれば焦りますよね。
しかし、この現象は環境による部分が多いので実際に使ってみて
気にならないようであれば問題ないと思われます。
添付できないファイルが多い
この点はITエンジニアならではの問題かもしれません。
エンジニアはお客さんのやり取りやチーム内での情報の受け渡しに
メールを使うことがあるのですが、扱うファイルが特殊なことが多いです。
実行ファイルである「.exe」が拡張子のファイルや「.bat」ファイル、「.vb」ファイルなど
開発に携わる人間であればよく扱うファイルです。
※添付できないファイル形式の一覧を記載しようと思いましたが、定期的に更新されるようなので詳しくはGmailのヘルプをご覧ください。gmail 拡張子」と検索することで出てくると思います。
これらのファイルはGmailに添付することができないのです。
もちろんzip圧縮を行っていても中に上記の拡張子のファイルが存在すれば添付を行うことは
できません。
そのため、どうしても上記のような拡張子のファイルを添付したい場合は、「.ex_」の様に
拡張子を変更することで送信することができます。
この時送信相手に拡張子を直すように伝える必要がありますが、
一応添付することができます。
他にも、ファイルをGoogleドライブにアップロードすることでファイルのやり取りを
行うことができるので、絶対にできたいという訳ではないのでご安心を。
おわりに
ここまでGmailについて記載してきましたが、いかがでしたか？
Gmailは便利なツールです。便利すぎるが為に色々と制約があるのでビジネスに
向かない場面もありますが、今まで書いてきたことは人の手でどうにかなる問題です。
Gmailを使う場合は上記の内容に注意し適切に使い、業務の効率化を進めましょう！
それでは今回はこの辺で。
ではでは。