送別会の規模や人選、流れなど幹事が注意したいポイントをご紹介

送別会の規模は?人選は?流れは?幹事が注意したいポイントを紹介

どうも、カネスズです。

皆さんは、送別会に参加したことはありますか?
送別会は、何かしらの事情で会社を去る方に向けて行う大切な会です。楽しく華々しく送る場合もあれば、しんみりとしながらも感動的に行われる場合もあるでしょう。

そんな送別会の幹事は責任重大。出来るだけ会を成功へ導き、主役の方を気持ちよく送り出したい所。しかし、送別会には頭を悩ませる問題がいくつも存在します。

  • どの程度の規模にしよう……
  • そもそも誰を呼べばいいのだろう……
  • どんな流れで行おうか……

今回はそんな悩める幹事の方々のために、送別会の規模や人選、流れについての注意点をご紹介して行きたいと思います。

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送別会を成功させるために注意したいポイントをご紹介

まず最初に、送別会を行うにあたって一番重要なことを考えなければなりません。それは、

そもそも、送別会を行うべきか否か

です。

は?と思う方もいるでしょう。しかし、これが一番重要なのです。

というのも、送別会が開かれて嬉しいと思うかどうかは人それぞれ。会社から開くように言われたとしても、本人がそれを望んでいなければ意味がありません。相手が望んでいないにも拘らず送別会を開いても、それを成功させるなんてほぼ不可能。

去る人をしっかり送ってあげたい。華々しく送ってあげたい。感動してほしい。そう思うかもしれません。しかし、本人が望んでいないのであれば、それは本末転倒。単なるエゴとなってしまいます。

まずは送別会を行うべきか否かを考える

送別会を行うべきか否かは、正直本人に聞いて見なければ分かりません。なら話は単純。本人に聞けばいいのです。

しかし、聞き方には十分な注意が必要です。

当たり前ですが「○○さん。送別会開いてほしい?」なんて聞き方はNG。最悪、喧嘩別れのような状況となってしまうでしょう。なので「○○さん。送別会を開こうと思うんだけど、どうかな?」と、柔らかく聞くことが大切。

本当は開いてほしくないけど、断るのは萎縮してしまう方も居ます。逆に、開いてほしいけど開いてとは言えない人もいます。誘導尋問のようにならないよう、聞き方はしっかりと考えましょう。

サプライズの送別会を考えている場合

送別会を行うべきか否かは本人に聞くべきと上述しましたが、サプライズでの送別会を考えている場合は聞くことなんて出来ませんよね。さりげなく遠回しに聞いてみるという手もありますが、中々にリスキーです。であれば、やはり自分で考えるしかありません。

主役の方と親しいのであれば、その人がサプライズをされて喜ぶ人なのかどうか、その人の気持ちになって考えましょう。親しくないのであれば、親しい方に聞いてみましょう。

規模について考える

送別会を行うことが決まったら、次は規模について考えましょう。

全社的に行うのか、部署内で行うのか、はたまた親しい人達のみで行うのか。会社からの予算提供があるのならば、それも含めて考える必要があります。しかし、重要なのは主役の意向に沿うこと。主役の立場や交友関係によって判断することが大切です。

会社の規模にもよりますが、主役が部長のような役職持ちであれば全社的に、平社員であれば部署内で、そこまで目立つような方でないのであれば、親しい間柄の人達で、などなど臨機応変に規模を変えましょう。

これらも、本人に聞けるのであれば聞いてみるのが無難です。本人が「こじんまりとした規模でいいよ~」と言っているのであれば、それに合わせてあげましょう。

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人選について考える

規模が決まったら、次は人選について考えましょう。

これも上述した本人に聞く、という方法が使えますが「この人は?この人は?この人は?」と聞いていくのは考え物。ある程度は自分で考え、その上で呼ぶべきか否か悩んだ場合のみ聞いてみることにしましょう。

以下に、招待すると良い人物を注意点と共に挙げていきます。参考にしてみてください。

主役と親しい人

極力呼びたい人達ですね。しかし、送別会は部署内のみで行うのに、親しいからといって他部署から呼ぶ、ということは避けましょう。そう言った場合は、また別日に身内だけでという選択肢をとると良いでしょう。

誰と親しいか分からない場合は、上述したように本人に聞いてしまいましょう。

部署仲間・チームメンバー

基本的な送別会では、これらの人々を呼ぶことが多いです。

同じ仕事を行う部署の仲間たち。部署は違うけど、プロジェクトを成功させるために一緒に仕事をしたチームメンバー。そう言った方々は、是非呼びたい所。

仕事をしたとはいえ、仲がいいとは限らない。そう思うかもしれませんが、仲が悪い方であれば、相手側が招待を断ってくれるはず。仕事で関わった人を手あたり次第、という訳にもいかないので、ある程度大きな・長期的なプロジェクトに参加した人などを厳選して招待してみましょう。

同期

会社の規模にもよりますが、同期とは部署が違っても仲がいい、という方は多いですよね。上述した「仲の良い人」と若干被っているので詳しくは割愛しますが、とりあえず同期の人達には声を掛けておいても良いでしょう。

お世話になった人

是非呼びたい人ではありますが、こればっかりは本人に聞かなければ分かりません。本人も最後に話したいと思っている可能性があるので、そのまま聞いてしまいましょう。

ただし、お世話になった人は送別会ではなく、個人的な飲み会で会いたいと考えている場合もあるので、その点も考慮してあげましょう。

上司

送別会で上司を呼ぶことは多々あります。しかし、上司といっても色々です。直属の上司。課の上司。部の上司。更にその上と、最終的には社長にまでいってしまいますね。人数の少ない中小企業で、上司との垣根があまりない場合ならいいですが、役職の高すぎる人が来てしまっては恐縮してしまって送別会どころでは無くなってしまいます。

更には、上司を良く思っていない。その上司のせいで会社を辞めることに……という場合も大いにあるので、主役に聞いてみるのが無難でしょう。

流れについて考える

人選が終わったら、次は送別会の流れを考えましょう。

まず最初に、よくある送別会の流れをご紹介。

  1. 幹事挨拶
  2. 乾杯・会食
  3. 代表スピーチ
  4. 引き続き会食
  5. プレゼント進呈
  6. 主役挨拶
  7. 解散 or 二次会

上記を元に、送別会の規模に応じて臨機応変に流れを考えると良いでしょう。こじんまりとした送別会なのであれば、スピーチや挨拶などは省いていいかもしれませんね。

注意点として、主役の挨拶は予め知らせておきましょう。突然主役の方に「さあ!○○さん!挨拶をお願いします!」といっても「え!?何も考えてない……」という事態になりかねません。

段取りはしっかり考えるとともに、主役の方にも伝えておくようにしましょう。

おわりに

ここまで、送別会の規模や人選、流れについての注意点をご紹介してきましたが、いかがでしたか?

考えることが多くて、正直面倒臭いと思ってしまうかもしれません。しかし、これも会社を去る方に出来る最後の行事。送別会は多いものでもない(多いのであれば、その会社は少し問題があるのかも……)ので、一生懸命開いてあげましょう。

この記事が、送別会で悩む幹事の方の参考になれば幸いです。

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