どうも、カネスズです。
仕事をしていると、分からないことや自分では判断がつかない場面が出てくることが
結構ありますよね。
そういった時は先輩や上司に質問や相談を行うと思いますが、この「相談や質問」を行うときはいくつか注意・意識しなくてはいけないことが存在します。
今回はそんな「質問や相談」を行う際に注意・意識すべきことを紹介していきたいと思います。
目次
質問・相談を行う際の注意点
以下の５つが今回ご紹介する注意点です。
- 聞く前に調べる
- 一度に何個も質問・相談をしない
- 自分の意見を持っておく
- 質問・相談したら、問題が解決してもしなくても報告する
- 同じ質問・相談をしないように対策を行う
これらのことが自分はちゃんとできているか、怠っていないかを考えながら
見てみてください。
それでは１つ１つ見ていきましょう。
聞く前に調べる
仕事で分からないことが出てきた際に特に調べもせずに先輩・上司に質問をしに行ってしまう方が意外と多いのですが、これはNGです。
質問や相談をされた際に、ネットで調べればすぐ出てくるようなことを聞かれたら、どうでしょう？相手は質問に答えてくれるとは思いますが、内心「自分でも調べてほしいな～」と考えてしまうでしょう。
質問・相談を行う前に、ネットで調べれば分かるようなことであれば、自分で少し調べてみる。専門的な業務に関することであれば、マニュアルを読み返してみる。
そうすれば「あ、ここに書いてあるじゃん」となるかもしれません。
調べる際の注意点ですが、調べることに時間を使いすぎないようにしましょう。分からないことを調べるために、何時間も費やし仕事が間に合わなくなったとなっては意味がありません。
そうなる位であれば、いきなり質問をしに行った方がいいです。
自分なりに「10分調べても分からなかったら聞く」というようにルールを決めておき、
調べすぎないようい注意しましょう。
一度に何個も質問・相談をしない
次の例を見てください。
先輩に相談～
「先輩。いま見積書の作成を行っているのですが、この部分の書き方と作成後の提出方法を教えていただいてもよろしいですか？あと、資料を止めるクリップの場所と封筒……あっ、こっちの部分の書き方も…….」
さすがに極端な例ですが、似たようなことをやってしまう方が結構います。
こんな質問の仕方をしては相手がどの質問から答えればいいのか困惑してしまいますし、質問の内容を忘れてしまうこともあるでしょう。
複数の質問がある場合は、最初に「３つ質問があるのですが……」というように、まず質問の数を伝え１つ１つ質問をし、回答をもらうようにすれば理解しやすいはずです。
自分の考えを持っておく
新入社員のように経験が浅い方によくあるのが、質問・相談をして相手に丸投げしてしまうことです。
「この部分はどうすればいいのでしょうか？」「この問題どうしましょう」と質問した時に
相手にすべてゆだねてしまい、自分の考えを言わない方がいます。
「私はこう考えているのですが……」「このような方法でもいいですか？」というように
自分の考えを伝えることで、その考えが採用されるかもしれませんし、相手からの印象もだいぶ変わるでしょう。
もちろん考えが思いつかないという場合は仕方ないですが、少し考えてみることは大切です。
いずれは質問する側から、される側になった時のために、問題解決力をつけるためにも、いろいろな案を考えてみましょう。
質問・相談したら、問題が解決してもしなくても報告する
今回紹介する注意点の中で一番よくありがちなのが、質問・相談をしっぱなしで結果を報告しないことです。
質問したり、相談したりして問題に再度取り組んだ際、その問題が解決しなかった時はもう一度質問や相談を行うでしょう。しかし、問題が解決した時はそれを報告しない方が多いのです。
質問を受けて答えた後に、相手がいつまでたっても報告に来なかったらどうでしょうか？
「まだうまくいってないのかな……」「まだ悩んでるのかな……」と心配になってしまいますよね。
そのため、質問・相談をした際は問題解決しようがしまいが忘れずに報告を行うようにしましょう。
同じ質問・相談をしないように対策を行う
これが一番大切なことです。
正直、聞く前に調べなくてもいいです。一度に何個も質問・相談してもいいです。自分の意見を持っておかなくてもいい。質問・相談の後、報告しなくてもいいです。（もちろんしてくれたほうがいいに決まっていますが……）
その質問・相談を繰り返さないことが一番大切です。
繰り返さないためには、自分なりの対策を練りましょう。メモ帳をディスプレイの周りにペタペタ張るもよし。一覧に書きだし毎朝暗唱するのもいいでしょう。質問・相談ノートを自前で作成しておくのも手です。
自分に合った対策を見つけて実践し、同じ質問・相談を繰り返さないようにしましょう。
ここでもう１つ大切なことですが、同じ質問や相談はしてもいいです。
「さっきと言ってること違うじゃん」と思うかもしれませんが、仕方ありません。分からないことが聞けない・聞きにくいという状況になった場合、その理由で一番多いのが「一度聞いたことをもう一度聞く」だと思います。
確かに「一度聞いたことをもう一度聞く」のはよくありません。しかし、分からない部分を残したまま仕事を進める・そもそも仕事が進められないというのはさらに良くありません。
同じ質問・相談を繰り返さないことは大切です。ですが絶対ではありません。聞きにくいかもしれませんが、頑張ってもう一度聞いてみましょう。
おわりに
ここまで、仕事で質問・相談をするときに注意・意識するべき５つのことをご紹介してきましたが、いかがでしたか？
特に新入社員の方は、仕事で分からないことだらけで質問や相談を多く行うことでしょう。そんな中は今回紹介した5つのことを意識してみてください。
そもそも質問すること自体ができない……と言う方は、↓の記事を見てみてください。聞くことの大切さ・メリットなどをしょうかいしています。
この記事が、仕事で質問・相談することが苦手だと悩んでいる方の参考になれば幸いです。
それでは今回はこの辺で。
ではでは。