どうも、カネスズです。
つい先日とても驚いたニュースを見ました。それは「電話に出るのが嫌だから、会社を辞めた」というニュースです。なんじゃそりゃ！？と思ったものの、確かに私も会社に入社したばかりのころは電話に出るのが怖くて仕方なかった記憶があります…
新入社員時代は私の労働形態上殆ど電話に出ることはありませんでしたが、徐々に電話に出る機会が増えていき、いつコールが鳴るのかビクビクしていました。しかし、現在では慣れてきたこともあり普通に電話に出ますし特に怖い・不安という感情もありません。
今回は「電話に出ることが怖い・不安」という方のために、ビジネス電話に対する恐怖・不安の克服法と大切な考え方を書いていきたいと思います。
電話に出ることが怖い・不安という方のための対処法
そもそも、なぜ「電話に出ることが怖い」のかを考えてみましょう。私が新入社員時代に電話が怖いと思っていた理由は以下の3つが思い当たります
- 誰からの電話かわからない
- うまく対応できる自信がない
- なんて話せばいいかわからない
皆さんはどうでしょうか？新入社員の方や電話が怖いと思っている方の中には、以前の私のような悩みを抱えている方もいるでしょう。今となっては全く平気なのですが、平気になるためには考え方と言うのがとても大切になってきます。
その考え方も合わせてそれでれの原因を見ていきましょう。
誰からの電話かわからない
自分の携帯にかかってくる電話であれば、殆どが友達ですし名前も表示されるので出ることに抵抗はないですよね。そもそも電話に出ないという選択肢もあります。
しかし、会社の電話であればそうもいきません。誰からの電話か表示されることも少なく、多くの場合が電話番号だけ。非通知の時もあります。そんな電話に出て相手がもし怖い口調の人だったら…クレーマーだったら…重要な取引先のお偉いさんだったら…考え出すときりがありませんね。
しかし！誰からの電話かは一切気にする必要はありません。
なぜなら、誰からかかってこようが「やることは変わらない」からです。
口調が怖かろうが、クレーマーだろうが、どこかの社長だろうが電話で頼まれたことを
すればいいのです。自社製品の説明であれば担当者に代わり、クレームであればマニュアル道理対処。取次であれば取次先に代わるだけ。
問題なのは誰からの電話かではありません。どういった内容の電話かが重要なのです。
誰からを意識するのは止めましょう。そんなものを意識する必要はありません
ただ、やるべきことをするだけでいいのです。
うまく対応できるかわからない
電話に限ったことではありませんが、不慣れなことをしないといけないときはどうしても不安になりますよね。しっかり電話対応して、仕事が滞りなく進むように！会社の印象を悪くしないように！と気負ってしまう人もいるでしょう。
しかし、ここで一つ考えてみてください。
あなたが全てを完璧に行う必要があるのでしょうか？
そもそも会社において最初に電話に出る人というのは「窓口」という役割がほとんどでしょう。その窓口の人に用事があるという人はあまりおらず、大体が引き継ぎを行うだけです。
そして、それでもどう対応していいかわからない場合は「電話を代われば」いいのです。
「分かる者に代わりますので、少々お待ちください」 これをいうだけで事足ります。あなたが全てを行う必要はありません。
適材適所で、できる人がやればいいのです。それが組織というものなのですから。
なんて話したらいいのかわからない。
普段友達と話す電話であれば、何分でも話していられるという方でもビジネス電話となると「なんて話したらいいかわからない！」という方も多いのではないでしょうか。
しかし、一度冷静になって思い返してみましょう。周りの先輩方が電話に出て会話している内容を。研修で習った電話対応についてを。
ほとんど「同じ内容」を話していませんか？
そうです。ビジネス電話と言うのは私の経験上8割がたはテンプレートを話しています。
「最初の挨拶」・「お世話になっております」・「要件の復唱」・「失礼いたします」
基本はこの４つを行うだけで、大抵終わります。
下記記事は私がビジネス電話について書いたものですが、見ていただくとほとんどがテンプレートであることが分かります。
テンプレートに当てはまらない内容を話さなくてはいけないことも、たまにはあるでしょう。しかし、その内容も冷静に聞けば何のことはないはず。それでも分からない場合は「電話を代われば」いいのです。
何を話したらいいか分からないという方は、まずはテンプレートを覚えて練習を行いましょう。そうすれば実際の電話でも自然と言葉が出てくるはずですし、自信にもつながるでしょう。
おわりに
ここまで、電話に出ることが怖い・不安という方のための対処法と大切な考え方を書いてきましたが、いかがでしたか？
会社に勤めている先輩、特に年配の方たちは電話に出ることに慣れているため「電話が怖い」という感覚を理解してくれないこともあるでしょう。
確かに社会人である以上、電話に出れなければいけない場面は多いです。そのため「できない」では辛いものがあります。この記事を読んで少しでも多くの方が、電話に対する恐怖・不安が解消されればと思います。
それでは今回はこの辺で。
ではでは。