どうも、カネスズです。
現在は7月も終わり8月に突入しようとしています。就活生の方は内定が決まり始めた頃合いではないでしょうか。仕事に胸を膨らませている方もいれば、自分に務まるかどうか不安を抱えている方も多いでしょう。
職種によって仕事の内容は様々ですが、職種に関係なく新入社員の方はある共通した仕事を任される事があります。
そう、雑務です。
今回は、新入社員が任されやすい仕事・雑務とそのポイントをご紹介したいと思います。
社会人になる前にしっかりこなせるよう、予習してみてください。
目次
新入社員が任されやすい雑務一覧
まずは一覧で、新人が任されやすい雑務を紹介です。
- コピー取り
- シュレッダー
- 電話番
- お茶出し
- 資料作成
基本的にはこの５つではないでしょうか。
それでは１つ１つ見てきましょう。
１．コピー取り
ザ・雑務といっても差し支えないほど、新人さんが良く行う仕事ですね。
会議用に人数分コピー。客先にもっていくためコピー。配布用にコピーなどコピーを取ることはとても多いです。
しかし、ただコピーを取るだけでしょ？と侮ってはいけません。コピーには、確認すべき事項が沢山あります。
- 白黒・カラーコピー
- 片面印刷・両面印刷
- 印刷部数
- 印刷物のまとめ方（クリップ止め、ホッチキス止めなど）
コピーを頼まれた際は、これらのことをしっかり確認してから行うようにしましょう。
＜ポイント＞
コピーする形式、数、まとめ方などは、確認を取ってから取りかかろう。
２．シュレッダー
シュレッダーも大切な仕事の1つです。
会社で出た印刷物には、機密情報を含んでいるものが存在するため、それを社外に出さないためにもシュレッダーにかけるというのは重要です。
確かに、ただ機械の前に立ちただただ紙を入れる作業は退屈かもしれませんが、「これは機密情報を外部に漏らさないための、超重要ミッションだ！」と考えて、しっかりこなしましょう。
そして、注意しなくてはならないのが、たまに書類をまとめているホッチキスやクリップ
などが付いた状態でシュレッダーに出されている可能性があることです。
それに気づかず紙をシュレッダーにかけてしまうと、
ガガガガガガガガガ！
というようなことになりかねません。
最悪機器の故障にもつながるので、注意しましょう。
＜ポイント＞
シュレッダーは退屈な仕事でも、機密情報を守る重要な仕事。
クリップなどの取り忘れが無いように注意！
電話番
雑務とは言えないかもしれませんが、新入社員が行う仕事の1つです。
新人さんはまだ先輩社員に比べてできる仕事量は少ないです。そのため、先輩の仕事の手を止めないためにも積極的に電話に出るようにしましょう。
また、電話に出た際に取次をお願いされた場合、少しですが社内の人とコミュニケーションを
とることができます。新入社員の方にとって社内の方とコミュニケーションをとるのは仕事を円滑に進めるためにはとても大切なことです。
早く会社に溶け込めるようになるためにも、ぜひ電話を取ってみてください。
電話に出るのが心配、不安だという方のために、以下の記事も書いているので
ぜひよかったら見てみてください。
＜ポイント＞
先輩社員の仕事を進めるためにも、積極的に電話に出よう。
電話に出ることで、社員の方とコミュニケーションが取れる。
お茶出し
お客さんが来社された際に、お茶出しを頼まれることがあります。この手の雑務は女性の方が多く頼まれている印象です。
お茶以外にもコーヒーを出すように頼まれることがあるため、一通り淹れ方は覚えておくようにしましょう。
また、お茶出しには意外とマナーがたくさんあります。下記記事でお茶出しのマナーを紹介しているので、見てみてください。
＜ポイント＞
お茶・コーヒーの淹れ方は、一通り覚えておこう。
意外とマナーが多いので予習しておこう。
資料作成
Excelやワードを使って資料の作成を依頼されることは良くあります。コピーと同じで、会議用・客先用・配布用など、様々です。
資料作成でありがちなのが、依頼された内容と違った資料を作成してしまうことです。デザインが違ったり、データが違うなど、間違ったものを作ってしまい、やり直しとなってしまっては悲しいですよね。
資料を作成する際は、最初の確認、そして少し出来上がったらいったん依頼主に見て
もらうと認識のずれがなくなり、スムーズに仕事を進めることができます。
＜ポイント＞
最初にデザインやデータについて確認を行おう。
少し出来上がったら、これで間違いがないか確認を取ろう。