どうも、カネスズです。
もうすぐ8月です。新社会人の方はそろそろ会社に慣れ始めた頃ではないでしょうか？
大学生もサークルを見つけ、新しい仲間と中が深まってくる時期ですね。
今までは新人歓迎会や懇親会などを主催してもらい、参加するだけだった方も、そろそろ飲み会・宴会の幹事を頼まれるころ合いです。しかし、初めて幹事を務める人にとっては何をすればいいのか分からないことも多いですよね。
今回は、初めて幹事をするという方のために幹事の仕事と、抑えるべきポイントをご紹介したいと思います。
目次
幹事の仕事
まずは幹事が行わなければいけない仕事を一覧でご紹介します。
- 時間・予算・場所の確認、把握
- 店の予約
- 参加者の確認
- スケジュール立て
- 参加者への通知
- 催し物の準備
- 会場での参加者チェック・集金
- 司会進行
- 終わった後
ざっと見てみると、結構やることが多いですね。しかし、やることが分かっており時間に余裕があればそこまで難しい物ではありません。
それでは1つ１つ見ていきましょう。
１．時間・予算・場所の確認、把握
まず初めに行うことは、その飲み会・宴会を行うための情報確認です。
いつ頃、何時ごろ行い、予算はどの程度で、どこで行うのかを決めましょう。初めてということで分からないことが多いと思いますが、以前幹事を経験したことのある方に前回の様子を聞いておきましょう。
その情報をもとに、今回はどんなものにするかを決めます。
ちなみに私が幹事を行ったときは、金曜日の7時３０分～（時間）４０００円で（予算）会社の近く（場所）という条件になりました。
参考にどうぞ。
２．店の予約
時間・予算・場所が決まったら、そこからお店を決め、予約しましょう。この時点では大まかな参加人数をお店に伝えて置き、前後する可能性も話しておきます。
しかし、まだ参加者がどの程度かわからない、場所も変わるかもしれないという場合は、予約はせずに仮決めという形でもいいでしょう。
また、自分では決めきれないという方は、参加者にアンケートをだし候補の中から決めてもらうというのも1つの手です。
３．参加者の確認
店を決めたところで、参加者の確認を行います。時間・予算・店を伝え、参加する方を確認します。ラインやメールで期限を決めて確認しましょう。
この時点で参加者・人数が決まると思うので、お店にはその人数を伝えましょう。しかし、急遽参加・不参加になる人もいるので、そのことも伝えておくと後でトラブルになることが減ります。
また、参加者のチェックリストを作っておき、当日確認できるようにしておきましょう。
4．スケジュール立て
お店、参加者が決まったら、その会でのスケジュールを立てます。
最初の挨拶はだれにするか、催し物はいつにするか、などを決めていきましょう。挨拶をしてもらう場合や、何かお願いをする人がいる時は事前に了承を得ておくことをお忘れなく。
「え！？ 聞いてないよ！！」となっては大変ですからね。
この際、スケジュールをみっちり決めてはいけません。というのも、参加者はほとんどがお酒を飲んでおり、スケジュール通りに進むことは少ないです。そのため、スケジュールは余裕を持って立てましょう。
5．参加者への通知
スケジュールを立て終えたら、参加者へ通知を行います。
一度送ってはいますが、会の時間・予算・店をもう一度伝え、スケジュールも記載し、通知しましょう。また、突然の参加・不参加に備え、自分の電話番号を記載することを忘れずに。
自分が電話に出られない状況を考え、他の幹事がいればその方の電話番号も予備として書いておくと、尚いいですね。
6．催し物の準備
催し物をする場合はここで準備を行います。
定番なビンゴを行う場合は、カードの準備や番号を発表するマイク、景品など、出し物によって変わってきます。マイクなどはお店側で用意できる場合もあるため、確認しておくとよいでしょう。
景品は早めに用意しておきたいところですが、食べ物を景品にしたいときは賞味期限などに注意が必要です。現物は後で渡し、当日はパネルを用意するなどして代用するのも手ですね。
現在はその手の景品を扱っている通販も多いため、利用しましょう。
7．会場での参加者チェック・集金
ここからは会場での仕事になります。参加者のチェックは、人数にもよりますが、1人で行うと大変なため他の幹事がいれば協力して行いましょう。
集金に関しては、事前・当日・後日など、いくつか選択肢がありますが、当日参加者をチェックする際に、受付で受け取ってしまえば手間が減ります。
しかし、参加人数が多い場合は受け取り忘れが発生する可能性があるので、注意が必要です。
8．司会進行
幹事の一番大変な仕事といえば、この司会進行でしょう。慣れていないとうまく話せず、グダグダになってしまう可能性があります。
しかし、参加者は殆どお酒を飲み酔っぱらっていることが多いので、そこまで気負わず、流れに任せて進めましょう。
催し物を行うタイミングとしては、参加者が酔っぱらい始め、つぶれる前がベストです。
周りをよく観察し、頃合いを見つけましょう。
9．終わった後
飲み会・宴会が終わった後も、仕事は残っています。会場に忘れ物がないかの確認と、料金の支払い。今回の飲み会・宴会がどうだったかのアンケートも今後に生かすためには大切です。
最後まで気を抜かず頑張りましょう。
終わりに
ここまで、幹事の仕事と抑えるべきポイントをご紹介してきましたが、いかがでしたか？
私も初めての幹事はとても苦労しました。景品調達、受付、お金の計算…… 大変なことも多いですが、慣れてしまえば難しいことはありません。参加者を楽しませられるよう頑張ってみてください。
そして、幹事の方もその会を楽しみましょう。
幹事だからと言って、お酒を飲んでいけないということはありません。自分もほろ酔い気分で楽しみながら、司会をしちゃいましょう。もちろん、飲みすぎは厳禁です。
この記事が、初めての幹事に悩んでいる方のお役に立てれば幸いです。
それではこの辺で。
ではでは。